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テレワークの課題解決の鍵はコミュニケーションにあり!企業の成功事例を紹介
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テレワークの課題解決の鍵はコミュニケーションにあり!企業の成功事例を紹介

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2020年コロナ感染症の緊急事態宣言により、テレワークを導入する企業が増加しました。テレワークを実施することで毎朝の通勤移動がなくなり、仕事時間の自由度が7割高まったという調査結果があります。一方でテレワークを実施することにより、コミュニケーションの不足が阻害要因となるという調査事例も。そんななか日経新聞が実施した調査によると、すでにテレワークを実施している企業の6割が今後もテレワークを維持すると回答しています。今回の記事ではテレワークのコミュニケーション課題への対策方法や、実際にテレワーク導入を成功している企業事例を紹介していきます。

テレワーク実施企業が抱える課題とは

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コロナ前からテレワークを実施していた企業よりも、コロナをきっかけに導入を検討し始めた企業のほうが、テレワークによる課題を抱える傾向があります。時間やコストをかけ万全に準備していたのにも関わらず、テレワークのメリットが感じられない場合は、会社と従業員どちらの視点からも課題分析を行うことが必要です。

■企業におけるテレワーク導入の現状

パーソル総合研究所の調査によると、2021年7月から8月のテレワーク実施率は、2020年4月の初めの緊急事態宣言直後に比べて0.4ポイント減少しています。さらに2020年11月と比べてわずか2.8ポイント増と、テレワークを実施する企業の増加が足踏み状態となっています。

緊急事態宣言の解除でテレワークの必要性が感じられない企業や、そもそもテレワークに不向きな業種以外でテレワークを継続できない企業には、テレワーク導入後に判明したさまざまな課題があるようです。

引用:パーソル総合研究所「第五回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査

■企業が抱えるテレワークにおける主な課題4つ

実際にテレワークを実施した企業は、どのような点を課題として捉えているのでしょうか。テレワーク実施率が緊急事態宣言時よりも大幅に減少している中小企業を対象に、東京商工会議所が実施した調査結果から見える課題を説明していきます。

1.セキュリティの安全性
自宅・カフェ・コワーキングスペースなどオフィス以外の場所で仕事するテレワークでは、情報セキュリティの安全面がもっとも重要視されます。すでにテレワーク導入前に万全に対策してきたという企業も、IT技術が目まぐるしく進化している社会に対応するには、定期的に見直しが必要です。

2.IT環境などインフラ整備
WiFi環境やインターネットの通信速度といったインフラの整備も、テレワークには欠かせません。Web会議や顧客対応の途中で通信が切れてしまったり、通信速度が遅かったりすると、仕事効率も下がってしまいます。会社全体の生産性にもつながるため、問題があればすぐに対応する必要があります。

3.マネジメント管理
リモート作業となるテレワークでは、従業員へ会社の方針を共有するのが困難という意見もあります。また人事評価の際にどうしても「数字で見える結果」に頼った判断となってしまうという問題点も。ある調査によると、こうしたマネジメント管理が行き届かなくなることで会社の方向性が伝わらず、結果社員のエンゲージメントが低下したという事例もあります。

4.コミュニケーション不足
マネジメント管理と同じく、組織力やチーム力に影響を及ぼすのがコミュニケーション不足です。テレワークが普及した直後から重要な課題としてあげられるほど、組織のコミュニケーションは意識的に行う必要性があります。コミュニケーションが円滑に取れていない場合、互いの状況がわかりづらく、齟齬が生まれてしまう可能性があります。

テレワークでコミュニケーション不足が引き出す問題とは

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対面でのやりとりがほとんどないテレワークでは、業務以外のコミュニケーション量を増やしたいという意見が多くなっています。組織全体のコミュニケーションが不足することでどのような問題があるのでしょう。

■連絡がスムーズに行えない

コミュニケーションツールとして主に利用される、e-mailや電話、Web会議では、「連絡がとりにくい」「電話をかけるタイミングがわからない」「タイムラグがある」といった問題により、ストレスを抱えている人もいます。

■仕事や業務以外でコミュニケーションが取りにくい

オンラインミーティングなどテレワークでコミュニケーションをとる場合、そのほとんどが業務に関係する内容ばかりに偏りがちです。またWeb会議で顔の表情や相手の状況が伝わらない環境では、雑談もしにくいといった課題もあります。オフィス出社時にはできていた社員同士が気軽に交流できる機会がテレワークにより減っているようです。

■社員のエンゲージメントの低下

会社と社員との距離感も課題のひとつ。特に従業員数が多い企業ほど顕著だとわかってきました。社員のモチベーションやエンゲージメントの維持は優秀な人材の確保にもつながります。そのため組織がテレワークを導入する意図を説明し、テレワークで生じる課題に対応していくなどの対策が必要です。

テレワーク導入を決める上で必要なコミュニケーションの解決策

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コミュニケーション課題への対策として、できればテレワーク導入前に具体的な案を出しておくことで、導入後に問題があった場合でもスムーズに対応できます。例えば使用するツールやコミュニケーションの取り方などは定期的に見直すといいでしょう。以下では具体的なコミュニケーション課題の解決方法をお伝えします。

■コミュニケーションツールを活用する

テレワークの業務効率を上げるための円滑なコミュニケーションには、ツール利用がおすすめです。Web会議を行うときは、ZoomやGoogle Meetのようなできるだけ表情が確認できるツールを使用し、ファイル共有や連絡事項の確認などはチャットを使用するなど、使い分けが効果的です。

■1on1実施で従業員の不安を解消

業務外のコミュニケーションが不足するテレワークでは、部下の悩みを定期的に傾聴するといいでしょう。1on1ミーティングで対話することで、社員のストレスや孤独感を軽減するだけでなく、心身の健康状態も把握できるでしょう。相手の状況を知ったうえでコミュニケーションを行うことは、相手の不安解消やモチベーションの向上、ひいては組織全体としての生産性アップにもつながります。

■業務外のコミュニケーションの機会を増やす

あるアンケート調査の結果によると、84.2%がテレワークで会社と社員とのつながりに課題があり、とくに新卒社員の組織エンゲージメント向上が難しいという事例があります。業務に関わらない雑談の機会が減ったことにより、会社と社員との距離が離れてしまったことが大きな理由です。打ち合わせやWeb会議を行うときは、雑談の時間も意識的に取り入れてみるといいでしょう。

引用:(株)月間総務「テレワークで会社の方向性を伝えにくくなったが8割。社員のエンゲージメント低下を実感

■社員教育などオンラインを積極的に活用する

新卒社員や従業員のスキル向上にと、オンラインで研修を行う企業も増えてきています。同じ研修を部門やチームごとに受講することでチームメンバーの交流が深まったり、同世代で異なる部門の社員が受けることで横のネットワークが広まるなど、オンライン研修は社内のつながり強化も期待できます。オンライン研修の詳しい方法やメリットなどについては以下の記事にまとめていますので、参考にしてみてください。

テレワーク導入の成功事例

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実際にテレワークを実施し、成功している企業はどのようにテレワークを活用しているのでしょう。厚生労働省のテレワーク推進企業受賞歴のある企業事例を紹介します。今後のテレワーク課題解決のヒントにしてみてください。

■富士通株式会社

富士通は2015年にテレワークを試験的に開始、2017年から正式にテレワーク制度を導入しています。具体的な施策としては、勤務時間のコアタイムを排除しフレックスタイム制度を社員全員で実施。またコミュニケーションツールの活用や、定期的な1on1ミーティングを実施などコミュニケーション対策も徹底しています。2020年7月には「Work Life Shift」を国内外に発表。事業所内に仮想デスクトップを設置したサテライトオフィスの整備や、パソコン・スマートフォンの貸与など、場所にとらわれない働き方により生産性があがったという社員評価も成果として出ています。同社は第22回テレワーク推進企業として会長賞を受賞しています。

■株式会社リコー

リコーは1990年代からワークスタイルの変革と、多様な人材が活躍できる職場環境づくりを実施してきました。2019年からは毎月1回リモートワークデーを設置し会社全体でリモートワークを実施するなど、コロナ前より設備導入や環境整備以外の取り組みも行っています。今後は、リモートワークと出社日を組み合わせることを目標にするなど、より柔軟な働き方を目指しています。コミュニケーション対策としてはリモート朝礼の実施や雑談のタイミングをあえて設定するなどの工夫も行う企業です。

■NEC(日本電気株式会社)

国内初サテライトオフィスを設置したNECは、およそ30年間働き方改革を実施してきました。2017年にはテレワークガイドラインを制定し、本格的にテレワーク導入を開始しています。スマートフォンやPCの貸与、社員全員にクラウドストレージやテレビ会議システムを導入するなどインフラ整備の徹底や、コワーキングスペースを設置したり食堂内をサテライトオフィスとして整備したり、さまざまな取り組みを実施しています。また政府のテレワーク・デイズに積極的に参加するなど、グループ全体でテレワークのノウハウを蓄積し、トライアンドエラーを繰り返すことで成果を出しています。

テレワークはコミュニケーション対策で組織力をさらに強固なものへ

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円滑なテレワーク環境は、従業員の業務効率をあげて生産性を高めるだけでなく、チーム力や会社全体の組織力も高められます。今回取り上げたコミュニケーション不足の課題など、テレワーク導入における問題点の改善を繰り返していくことで、団結力にもつなげられます。テレワークの課題は、オンライン研修などを利用した社員教育が効果的です。今後のwithコロナ時代に適応した働き方改革を目指してみてはいかがでしょうか。

NPO法人クロスフィールズはオンライン型のプログラムをはじめ、社会課題の解決とリーダー育成の両方を実現するさまざまな事業を展開しています。具体的な取り組みは公式noteやホームページで紹介しています。ぜひ参考にしてください。


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